CONTABILIDAD GENERAL

Contenido: Balance General

ü  Concepto, características e importancia

ü  Fórmula de trasfondo

ü  Composición y subgrupos de cuentas en el Balance General

Concepto,  elementos, características e importancia del Balance General

            El balance general es un informe contable que muestra la situación financiera de una empresa en un momento dado (en una fecha específica).

Elementos:

            Los elementos de los estados financieros señalan que incluyen los recursos poseídos por la entidad económica (activos), las obligaciones contraídas por la posesión de tales recursos (pasivos) y el derecho de los propietarios sobre la diferencia entre los activos y pasivos (capital contable), los cuales se presentan en el balance general o estado de situación financiera

Sus características son:

1.    Es muy estático ya que representa la situación financiera de una empresa en un momento de la vida de esa empresa,

2.    Se asemeja a una “radiografía de un negocio”.

3.    El encabezado lo integran: El nombre de la entidad económica, nombre del estado financiero, y la fecha a la cual se formula.

4.    El cuerpo es integrado por los conceptos del activo, pasivo, capital y su valor respectivamente.

5.    El pie se integra, por el nombre, firma y cargo del Contador que lo formuló y las notas aclaratorias.

Su importancia:

            Es grande en cuanto a que ayuda a los usuarios de la información contable a saber cómo se encuentra una empresa en los conceptos de activo, pasivo y capital:

            (a) El activo indica el total invertido en un negocio y el detalle en los conceptos de banco, inventario, etc.

             (b) El pasivo muestra el financiamiento proveniente de los acreedores, los cuales tienen intereses sobre ese financiamiento.

            (c) El capital representa un financiamiento de tipo propiedad ya que los inversionistas, dueños, propietarios del negocio poseen derechos sobre esta inversión.

            La fórmula que se encuentra de trasfondo en el BG es la ecuación contable básica:

Activo – Pasivo = Capital.

           

La composición del Balance General  inicia con el encabezado que consta del nombre de la empresa (en primera instancia), luego en el segundo renglón el nombre de la empresa,  y en el tercer renglón la fecha de realización del balance general.

            A continuación tenemos el detalle de cuentas en sus respectivos grupos y subgrupos (los cuales serán detallados en el ANEXO).

            Los tres grandes grupos de cuentas son: activo, pasivo y capital. Cada uno de estos grupos tiene sus respectivos subgrupos.

            El activo tiene tres subgrupos de cuentas: circulante, fijo y diferido:

A.   El activo circulante son las cuentas que muestran alta liquidez o fácil convertibilidad en efectivo en un periodo de tiempo no mayor a un año, alta rotación o movimiento, su ordenamiento en el BG va acorde con el grado de liquidez de sus cuentas: colocando las cuentas más líquidas de primero y las menos líquidas después.

B.   El activo fijo son bienes y derechos de gran durabilidad (de un periodo de tiempo mayor a un año), se adquieren con la finalidad de utilizarse y no de venderse, gran parte de ellos se deprecian (pérdida de valor por el uso u obsolescencia), su ordenamiento en el BG va acorde con el grado de durabilidad: colocando las cuentas de mayor duración de primero y las de menos duración después.

C.   El activo diferido son las cuentas de gastos pagados por anticipado por las cuales se tiene un derecho o beneficio cuyo valor no se envía directamente a gastos sino que se prorratean en el tiempo y poco a poco son amortizados, enviándose a gastos conforme se van consumiendo o gozando del derecho que ellos representan.

            El pasivo tiene tres subgrupos de cuentas: circulante, fijo y diferido:

A.   El pasivo circulante son las cuentas que muestran alto grado de exigibilidad, las cuales tienen que ser saldadas en un periodo de tiempo no mayor a un año, el orden de las cuentas va de mayor grado de exigibilidad a menor grado de exigibilidad.

B.   El pasivo fijo son las cuentas que tienen un menor grado de exigibilidad, con periodos de crédito mayor a un año, colocando las cuentas de mayor grado de exigibilidad de primero.

C.   El pasivo diferido son las cuentas de ingresos cobrados por anticipado las cuales representan obligaciones para la empresa en cuanto a servicios a brindar, y son convertibles en utilidades conforme pasa el tiempo.

.           Finalmente, el capital está conformado por cuentas de utilidades o pérdidas del periodo o de periodos previos, así como la aportación inicial realizada por los propietarios o socios o dueños del negocio a la empresa.

            En el Balance General se ordenan los valores de las cuentas en cuatro columnas: en la primera columna se colocan las cuentas que tienen contra cuentas, colocando su valor neto en la segunda columna; en la segunda columna se colocan los valores de cada una de las cuentas y sus valores netos; en la tercera columna se ponen los totales de cada uno de los subgrupos; y finalmente en la cuarta columna los totales de los tres grandes grupos (activo, pasivo y capital).

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE ACTIVO, PASIVO Y CAPITAL

           

Activo

Activo Circulante

Caja

Caja Chica

Banco

Tarjetas de Crédito

Clientes

   (-) Provisión por Cuentas Incobrables

Documentos por Cobrar (C/P)

Mercancía o Inventario

Mercancía en Tránsito

Anticipo a Proveedores

Deudores Diversos

Activo Fijo

Terrenos

Edificios

   (-) Depreciación Acumulada de Edificios

Maquinaria y Equipo

   (-) Depreciación Acumulada de Maquinaria y Equipo

Mobiliario y Equipo de Oficina

   (-) Depreciación Acumulada de Mobiliario y Equipo de Oficina

Equipo de Reparto o de Entrega

   (-) Depreciación Acumulada de Equipo de Reparto o de Entrega

Herramientas y Enseres

   (-) Depreciación Acumulada de Herramientas y Enseres

Patentes

   (-) Amortización Acumulada de Patentes

Marcas de Fábrica

   (-) Amortización Acumulada de Marcas de Fábrica

Derechos de Autor

   (-) Amortización Acumulada de Derechos de Autor)

Franquicia

   (-) Amortización Acumulada de Franquicia

Acciones y Valores

Depósitos en Garantía

Documentos por Cobrar (L/P)

Activo Diferido

Gastos de Organización e Instalación

Mejoras en Propiedades Rentadas

Papelerías y Útiles

Propaganda o Publicidad

Primas de Seguros

Rentas pagadas por Anticipado

Intereses pagados por Anticipado

            Pasivo

Pasivo Circulante

Proveedores

Nómina por Pagar

Documentos por Pagar

Intereses por Pagar

Préstamos por Pagar (C/P)

Acreedores Diversos

Gastos Acumulados por Pagar

Pasivo Fijo

Préstamos por Pagar (L/P)

Documentos por Pagar (L/P)

Hipoteca por Pagar

Bonos por Pagar

Pasivo Diferido

Rentas Cobradas por Anticipado

Intereses Cobrados por Anticipado

            Capital

Capital Social

Utilidad Acumulada de Periodos Previos

Utilidad o Pérdida del Periodo

GLOSARIO DE TÈRMINOS

Caja. Representa el dinero en efectivo, es decir billetes y monedas en nuestro poder.

Bancos. Es la suma de la disponibilidad que tenemos en todas las cuentas bancarias a favor de la empresa. 

Almacenes. Por este concepto se entiende todo aquello que se encuentra en el Inventario de mercancías de la empresa para posteriormente venderlo con un margen de ganancia.

Clientes. Son las deudas que nos deben nuestros clientes, por las mercancías que ha vendido la empresa o servicios a crédito y del cual no tenemos ninguna garantía documental (pagarés, etcétera).

Deudores Diversos. Son los adeudos que le deben al negocio por algún concepto distinto a la venta de mercancías o servicios, como por ejemplo, un préstamo personal.

Edificios. Está constituido por el valor neto de los bienes inmuebles propiedad de la empresa.

Equipo de Transporte. Está integrado por el valor neto de los equipos que utilizamos para transportar las mercancías o para realizar las actividades de la empresa como camionetas, camiones, automóviles, etcétera. Cabe mencionar que con el transcurso del tiempo, estos equipos se desgastan y pierden valor, situación que se conoce como “depreciación”. Ahora es necesario conocer como se integran los pasivos, es decir los financiamientos externos que hemos utilizado para formar estos recursos.

Proveedores. Son los pasivos a favor de las empresas o personas a las que hemos comprado mercancías o servicios a crédito sin darles ninguna garantía documental.

Documentos por pagar. Representa la suma de todos los documentos y títulos de crédito a cargo del negocio, es decir, que este tiene que pagar, como letras de cambio, pagarés, etcétera.

Acreedores diversos. Son todas las adeudos a las personas que les debemos dinero por una causa distinta a la compra de mercancías o servicios para la realización de nuestras actividades, como por ejemplo, la reparación a crédito de un automóvil.

Impuestos por pagar. Son los impuestos de la empresa que están pendientes de pago. Entre ellos se encuentran cuotas de INFONAVIT o del seguro social, predial, IVA, ISR, IETU y cualquier otro impuesto estatal.

Acreedores hipotecarios. Son todas las obligaciones que se tienen pendiente de pagar con garantía de un bien inmueble (terrenos, edificios, locales comerciales, etcétera). La última fuente de financiamiento de los recursos de la empresa, lo integran las cuentas de capital. 

Capital Social. Son los recursos que aportaron los socios o el dueño del negocio para iniciar la empresa.

Utilidades retenidas. Son las utilidades de ejercicios anteriores y que fueron reinvertidas en el negocio para contar con mayor capital y poder crecer. Cabe señalar que algunos empresarios japoneses tienen como filosofía no retirar un solo peso y reinvertir todas las utilidades hasta que la empresa cumpla 20 años.

INTERPRETANDO EL BALANCE GENERAL

            La gran ventaja de saber interpretar el balance general reside en poder entender cómo se encuentra la situación financiera de nuestra empresa en todo momento para poder tomar decisiones acertadas sobre como invertir nuestros recursos.

            Lo primero que debemos aprender a calcular es el capital de trabajo con el que cuenta la empresa, que no es otra cosa más que el dinero que tiene el negocio para seguir operando, es decir, dinero para pagar la nómina, la renta, la luz, los teléfonos y para comprar materias primas en la que no nos dan crédito y que necesitamos para producir nuestros productos. Se calcula como la diferencia entre el activo circulante y el pasivo circulante (en este ejemplo su importe es de 590,000).

            ¿Cuánto sería necesario tener ahorrado como capital de trabajo? En realidad depende de tus costos fijos y de la frecuencia con la que recibes ingresos, pero para la mayoría de las PYMES, basta decir que sería recomendable contar con ahorros suficientes como para operar la empresa 2 o 3 meses sin considerar ingreso alguno. Ahora, tener ahorrado un monto superior a esto sería un desperdicio, ya que el dinero ocioso también cuesta (costo de oportunidad). Pero hablaremos más sobre esto en el futuro.

¿Cuándo deberíamos comprar maquinaria, una nueva computadora o invertir en equipo de transporte? Preferiblemente, cuando tengamos excedentes, es decir, dinero suficiente como para comprar los activos sin gastarnos el capital de trabajo. De esta manera, no estaremos poniendo en riesgo nuestra negocio en el caso de un mala temporada, situación a la que todos estamos expuestos.

            Cuando hablamos de balance general, hablamos de una ecuación que toda entidad debe realizar al menos una vez por año para conocer el estado de sus cuentas y para controlar, entre otras cosas, que la suma de sus pasivos (o todo lo que se debe) no sea mayor a la suma de sus activos (o todo lo que se tiene) porque en ese caso estaríamos hablando de un déficit financiero. La importancia del balance general radica entonces en la posibilidad de conocer la situación actual de esa entidad a nivel financiero y monetario, evitando problemas de tal tipo.

            El balance general es, como tal, una ecuación bastante simple en términos generales. Sin embargo, para llevarse a cabo requiere un arduo trabajo y esto es así si se tiene en cuenta que todo debe ser contabilizado para obtener un resultado lo más perfecto posible.

            Como conclusión al estudio del balance general, podemos afirmar que esta es una herramienta indispensable para la toma de decisiones financieras de tu empresa.

LOS PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DEL CONTADOR PÙBLICO

Integridad.- este principio hace referencia a que el contador público está en “la obligación de ser justo honesto en sus relaciones profesionales”.

Objetivad.- En el ejercicio de la profesión el Contador “no debe permitir que lo favoritismos, conflicto de interés o la influencia indebida de otros elimine sus juicios profesionales”. Entonces este principio muestra que el contador debe ser un profesional imparcial por ejemplo, si un empleador nos pidiera que declaremos menos impuestos, entonces el contador no podría hacerlo porque si lo hiciera estaría actuando de manera sesgada y estaría admitiendo intervención de un tercero en su labor;¿estará siendo aplicado este principio por los contadores?

Competencia.- este principio muestra que el contador deberá realizar su actividad de acuerdo con los últimos conocimientos en materia contable, eso obliga a los contadores a estar continuamente capacitándose. Este principio lo van a tener que aplicar muchos en breve, pues se acercan cambios importantes para el 2009, como será el nuevo Plan Contable General Empresarial, y para aplicarlo los contadores tendrán que saber las NIIF, pero pregunta: actualmente ¿Cuántos contadores conocen las Normas Internacionales de Información Financiera?, y hay que tener en cuenta que estas son de aplicación obligatorio para la práctica contable.

Confidencialidad.- el profesional no podrá difundir información de las empresas a terceros, “salvo que exista un deber legal o profesional”, el contador deberá guardar el secreto profesional, y deberá tener cuidado de no transmitir información que podría ser utilizada para perjudicar a la empresa.

Comportamiento Profesional.- “El Contador Público Colegiado, debe cumplir en forma obligatoria las leyes y reglamentos, y debe rechazar cualquier acción que desacredite a la profesión.”

“El Contador Público Colegiado, debe se honesto y sincero y no debe realizar afirmaciones exageradas sobre los servicios que pueden ofrecer, las calificaciones que posee o la experiencia obtenida”. 

Ver Presentación Relacionada con el tema en el siguiente Link!

Balance General